Installatiebedrijven · 27-10-2026

Offerte, planning en werkbon in één systeem: waar het misgaat bij het overtypen

Bijna elk installatiebedrijf typt dezelfde klant vier keer over: bij de offerte, in de planning, op de werkbon en op de factuur. Hieronder zie je waar dat zit, wat een pakket kost en wanneer een eigen portaal beter is.

Geschreven door Johan Oenema

Marc en Floris van Umagine Friesland — Umagine Friesland: kantoor en monteurs werken sinds 2026 in één portaal.

Pakket

Vanaf €30 tot €80 per maand

Goed als je keten standaard is: aanvraag, offerte, planning, werkbon, factuur.

Eigen portaal

Bouwplan €5.000, eerste fase vanaf €20.000

Beter als je schouw, voorraad of productlijst afwijkt, of als je systemen wilt houden.

Altijd eerst

Bestaande gegevens inlezen

Klanten, producten, projecten en offertes gaan mee. Niemand typt ze over.

De keten

Vijf stappen, vier keer overtypen

Per stap: wat er zonder koppeling misgaat, en hoe het in het portaal van Umagine loopt.

01
Aanvraag
Zonder
Klantgegevens uit mail of formulier gaan opnieuw het offertepakket in.
In het portaal
De aanvraag is meteen een klant met een tijdlijn.
02
Offerte
Zonder
Prijzen komen uit een lijst die ergens anders staat; de offerte gaat een dag later uit.
In het portaal
Offerte uit de eigen productlijst, de klant tekent online.
03
Planning
Zonder
De getekende offerte wordt nog een keer overgetypt in de agenda.
In het portaal
Akkoord op de offerte zet schouw en montage in de agenda.
04
Werkbon
Zonder
De monteur vult ter plekke in wat al in de offerte stond; foto's blijven op een telefoon.
In het portaal
Schouw en oplevering met foto's op de telefoon, bij het project.
05
Factuur en voorraad
Zonder
Kantoor leest de werkbon over; de voorraad wordt achteraf bijgewerkt, of niet.
In het portaal
De oplevering boekt de voorraad af; de factuur volgt uit het project.

Reken het na: projecten per week, keer het aantal keren overtypen, keer de minuten per keer. Of laat de AI-scan het in tien vragen doen.

Pakket of eigen portaal

Wat je koopt en wat het kost

Prijzen exclusief btw, van de prijspagina's van de leveranciers (24 en 27 oktober 2026). Controleer ze voordat je kiest.

OpusFlow

Zon, warmtepomp, batterij en laadpaal; het pakket dat Umagine gebruikte

€99 tot €119

per gebruiker per maand, minimaal 3 gebruikers, jaarcontract; onboarding vanaf €1.500

Keten: CRM, offertes, planning, veldformulieren, inkoop en voorraad, facturatie, OpusAI
Koppelingen: Google en Microsoft, 2BA, Mollie, Zapier; boekhouding via API-export

HERO

Bouw en installatie tot 25 medewerkers

€59 tot €69

per gebruiker per maand

Keten: Offerte, planning, werkbon, factuur, app
Koppelingen: Exact Online, SnelStart, 2BA

Robaws (via Sidekick)

Project- en servicebedrijven

€29 tot €139

per maand, 1 gebruiker; werkbon-app €7 tot €14 extra

Keten: CRM, calculatie, offerte, planning, werkbon-app, facturatie
Koppelingen: 2BA, SnelStart, Exact

ServicePlanner

Service- en installatiebedrijven met veel afspraken

€49,50 tot €239

per maand, naar aantal afspraken

Keten: Planning, routes, werkbonnen, herinneringen, facturering
Koppelingen: Boekhouding "waar nodig"; geen benoemde koppelingen

Taklo

Installateurs en andere vakbedrijven

€79

per maand met 1 gebruiker, €35 per extra gebruiker

Keten: CRM, offertes, werkorders, planbord, facturatie, voorraad
Koppelingen: 2BA, AFAS, SnelStart, Moneybird; geen Exact Online

Eigen portaal (Growth AI)

Bedrijven met een eigen keten, of systemen die moeten blijven

€5.000 + vanaf €20.000

Bouwplan, dan een vaste prijs per fase; daarna beheer per maand

Keten: Precies de jouwe: schouw, offerte uit eigen productlijst, planning, oplevering, voorraad
Koppelingen: Wat je al hebt: boekhouding, agenda, mail, groothandel

Code en gegevens zijn van jou.

Kies een pakket als

je keten standaard is: aanvraag, vaste prijslijst, planning, werkbon, factuur;
je boekhoudkoppeling erin zit (Taklo heeft bijvoorbeeld geen Exact Online);
je je gegevens er ook weer uit krijgt als je wilt vertrekken.

Kies een eigen portaal als

je een schouw met foto's doet vóór de offerte, en die bij het project moeten blijven;
je voorraad per oplevering moet afboeken, zonder inventarisatie achteraf;
je boekhouding, agenda of groothandelskoppeling wilt houden.

Zo deed Umagine het

Van OpusFlow naar een eigen portaal

Umagine Friesland (zonnepanelen, laadpalen en thuisbatterijen, opgericht in 2021 door Marc) werkte in OpusFlow. In 2026 stapte het bedrijf over op een eigen portaal voor kantoor en monteurs. Links de oude situatie, rechts de nieuwe.

Oud · tot oktober 2026

OpusFlow, een breed pakket

01Betalen per gebruiker: €99 tot €119 per maand, minimaal drie gebruikers, jaarcontract. Elke monteur met een inlog telt mee.
02Veel modules (CRM, offertes, planning, veldformulieren, voorraad, facturatie), maar de keten liep in de volgorde van het pakket, niet in die van Umagine.
03Schouw en oplevering stonden los van het project; de voorraad werd niet automatisch afgeboekt bij de oplevering.
04Eigen wensen (een piklijst bij akkoord, statussen die zelf doorspringen, een bot voor het team) pasten niet in het pakket.

Prijzen van opusflow.io/pricing op 27 oktober 2026. De punten 02 tot 04 zijn de wensen die Umagine in mei 2026 op tafel legde voor het nieuwe portaal.

Nieuw · sinds 2026

Eén portaal rond de eigen keten

01Geen prijs per gebruiker: kantoor en alle monteurs werken in dezelfde omgeving, op een eigen adres van Umagine. Code en gegevens zijn van Umagine.
02De keten loopt zoals zij werken: lead, schouw, klant, offerte, bestellen, installeren, afronden. Elke stap gaat dicht voordat de volgende opengaat.
03Schouw en oplevering met foto's op de telefoon, bij het project. De oplevering boekt de voorraad af; scannen in het magazijn reserveert.
04Een akkoord op de offerte maakt zelf de piklijst. Het team vraagt de bot in Telegram of in het portaal.

Overgezet uit OpusFlow zonder overtypen: 218 klanten, 818 producten, 228 projecten en 392 offertes (4 juni 2026).

Wat het in geld scheelt

Bij vijf gebruikers kost OpusFlow €5.940 tot €7.140 per jaar, plus onboarding vanaf €1.500. Een eigen portaal kost meer vooraf (Bouwplan en een eerste fase) en daarna beheer per maand, zonder prijs per gebruiker. De gemeten uren per week publiceren we zodra Umagine ze bevestigt.

Bekijk de hele case →

En AI dan?

Pas als de keten staat. Een assistent die offertes voorbereidt of vragen van monteurs beantwoordt, werkt alleen op gegevens die kloppen en bij elkaar staan. Bij Umagine vraagt het team het de bot in Telegram of in het portaal; wat naar de klant gaat, keurt een mens.

Veelgestelde vragen

Welk pakket zet offerte, planning en werkbon in één systeem?+

HERO, Robaws (via Sidekick), ServicePlanner en Taklo doen dat alle vier, vanaf ongeveer €30 tot €80 per maand voor de eerste gebruiker. Ze verschillen in koppelingen (Exact Online, SnelStart, 2BA), in de werkbon-app en in wat er gebeurt met voorraad en oplevering. Kies op je eigen keten, niet op de demo.

Wanneer is een eigen portaal beter dan een pakket?+

Als je keten afwijkt van het pakket: een schouw met foto's vóór de offerte, voorraad die per oplevering moet afboeken, een eigen productlijst met btw per regel, of systemen die je niet wilt vervangen. Een eigen portaal kost meer vooraf en minder per maand, en is van jou.

Wat kost een eigen portaal voor een installatiebedrijf?+

Een Bouwplan (analyse, ontwerp, vaste prijs per fase) kost €5.000 exclusief btw. Een eerste werkende fase, bijvoorbeeld offerte en planning in één omgeving met je bestaande gegevens ingelezen, begint rond €20.000. Elke fase heeft een vaste prijs vooraf en je beslist na elke fase of je doorgaat.

Moeten we al onze gegevens overtypen bij een overstap?+

Nee. Bij Umagine zijn 218 klanten, 818 producten, 228 projecten en 392 offertes uit het oude pakket ingelezen (stand 4 juni 2026). Niemand heeft ze overgetypt. Dat is een vaste stap in elk traject.

Hoort AI hierbij?+

Pas als de keten staat. AI die offertes voorbereidt of vragen van monteurs beantwoordt, werkt alleen op gegevens die kloppen en bij elkaar staan. Eerst het overtypen eruit, dan pas een assistent erop.

Bronnen: prijspagina's van opusflow.io (27 oktober 2026), hero-software.nl, sidekicksoftware.nl, service-planner.nl en taklo.nl (24 oktober 2026); de casepagina en de projectnotities van Umagine.

Waar zit het overtypen bij jou?

Tien vragen over offertes, planning, werkbonnen en je systemen. Direct je score, binnen 48 uur uitleg per mail. Liever bellen? 085 004 4936, op werkdagen van 9:00 tot 17:00.

Doe de AI-scan Bekijk het Bouwplan